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Assistent Strategy & Administration
2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athleten und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region.
Idealerweise verfügst du über folgende Fähigkeiten & Kenntnisse:
- Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung
- Interesse an Kultur, Sportgroßveranstaltungen oder Festivals
- Verständnis für die Funktionsweise von Sportgroßveranstaltungen oder Festivals von Vorteil
- Schnelle Auffassungsgabe, starke kommunikative Fähigkeiten und kreativer Elan
- Offene, freundliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Bereitschaft zur Übernahme erster Verantwortung in der Projektsteuerung und -Koordination
- Idealerweise Kenntnisse über kulturelle und sportliche Entwicklungen sowie Partner in der Rhein-Ruhr-Region
- Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen
- Dynamisches Umfeld mit offener Unternehmenskultur
- Kurze Entscheidungswege und Teamarbeit auf Augenhöhe
- Leistungsgerechte Vergütung nach TV L mit Jahressonderzahlung
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit für mobile Arbeit
- 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
- Moderne Büroausstattung für ein Planungsteam einer Sportgroßveranstaltung
Deine Aufgaben:
Persönliche Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen Themen und administrativen Aufgabenstellungen
Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
Erstellung von Präsentationen und Meeting Unterlagen
Unterstützung des Stakeholder Teams in allen operativen Themenstellungen
Sichtung des Email-Eingangs der Geschäftsführung und selbstständige Ableitung entsprechender Aufgaben sowie Abwicklung der täglichen Geschäftskorrespondenz im nationalen und internationalen Umfeld
Unterstützung bei allgemeinen telefonischen und schriftlichen Anfragen inkl. Wahrnehmung der allgemeinen Telefonbetreuung für die Durchführungsgesellschaft
Einladungsmanagement, Schriftverkehr & Protokollführung von Gremien und internen und externen Gesprächsrunden
Ablagemanagement und Führung der Wiedervorlage sowie Archivierung von Dokumenten sowie Aktualisierung von Unterlagen
Überwachung von internen und externen Terminen, Koordination und Vorbereitung von Veranstaltungen und sonstigen Besprechungen sowie Bereitstellung benötigter Unterlagen
Anfertigung und Bearbeitung von Abrechnungen (Reisekosten und Auslagen) der Leitungsebene
Verwalten der Unterschriftenmappe
Daten:
Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche/ befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025
Barrierefrei für:
Blinde
Körperliche Behinderung
Geistige Behinderung